Microsoft Access
پایگاه داده
پایگاه داده پایگاه داده یکی از انواع دستگاههای ذخیره و بازیابی اطلاعات (Retrieval and Storage Information)است و به کاربر امکان می دهد تا داده ها و اطلاعات خود را به صورت سازماندهی شده ذخیره کرده، با سرعت بیشتری به اطلاعات دسترسی داشته و بتواند آنها را مدیریت و پردازش کند. از ویژگی های پایگاه داده میتوان به طراحی یکپارچه و مدیریت متمرکز آن اشاره کرد که باعث جلوگیری از تکرار در ذخیره سازی (افزونگی) داده ها خواهد شد و درنتیجه از حافظه استفاده بهتری صورت می گیرد. با پیشرفت هایی که در حوزه شبکه های رایانه رخ داده است، پایگاه داده میتواند توسط چند کاربر به طور همزمان مورد استفاده قرار گیرد.
سیستم مدیریت پایگاه داده:
سیستم مدیریت پایگاه داده (System Management Database) برنام های است که عمل ذخیره سازی، بازیابی، امنیت و به طور کل ارتباط با پایگاه داده را کنترل میکند. کاربران درخواست خود را به این نرم افزار ارسال می کنند و از طریق آن با پایگاه داده ارتباط برقرار می کنند. درواقع سیستم مدیریت پایگاه داده واسط بین پایگاه داده و کاربران و نرم افزارها است.
اکسس یکی از نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده رابطه ای است که به وسیله شرکت Microsoft دربسته نرم افزاریOffice گنجانده شده است. داده ها در Access به وسیله جدول هایی نگهداری می شوند که داده های آنها به هم مرتبط هستند. برای مثال جدول مشتری میتواند به داده های جدول سفارش ها مرتبط باشد. Access رابطه بین جدول های مرتبط را ایجاد و حفظ کرده، درنتیجه میتوان به راحتی داده های یک مشتری و تمامی سفارش های او را بازیابی کرد.
در Access هر جدول نماد یک موجودیت است. هنگام طراحی و ایجاد پایگاه داده در Access باید به چگونگی نمایش موجودیت های فیزیکی به وسیله جدول ها و سایر اشیا پایگاه داده و به نحوۀ ارتباط موجودیت ها با یکدیگر توجه داشت. پس از ایجاد جدول، می توان آن را به صورت صفحه گسترده (spreadsheet) مشاهده کرد. این نما از ترکیب سطرها و ستون ها با یکدیگر ایجادشده و برای واردکردن اطلاعات درون جدول ها مناسب است.
فیلد (Field) و رکورد (Record)
هر جدول از تعدادی سطر (رکورد) و تعدادی ستون (فیلد) تشکیل شده است. همانطور که گفتیم، هر موجودیت دارای صفت های مختلفی است که هر یک از این صفت ها فیلد نامیده میشود. برای مثال در محیط عملیاتی هنرستان، موجودیت هنرجو دارای صفت های مختلفی ازجمله شماره دانش آموزی، نام، نام خانوادگی و شماره ملی است که هرکدام از این موارد یک فیلد محسوب میشود.
هر فیلد دارای نوع دادهای خاصی است. بهعبارتدیگر، نوع دادهای یک فیلد مشخص میکند چه نوع اطلاعاتی می تواند در آن قرار گیرد. مثال Short Text ، Long Text ،Number و... برای مثال در فیلد نام خانوادگی قرار است اطالعات متنی قرار گیرد، درنتیجه نوع آن را Short Text در نظرخواهیم گرفت. مجموعهای از فیلدهای مرتبط به هم را یک رکورد میگویند.
برای مثال فیلدهای اطلاعاتی هنرجو ازجمله نام، نام خانوادگی، شماره دانش آموزی، مقطع، رشته و... رکورد یک هنرجو را تشکیل میدهند.
کار با Microsoft Access
پس از اجرای برنامه Access ، با صفحه خوش آمدگویی پیش فرض این برنامه، روبه رو میشوید. این صفحه گزینه های مختلفی برای باز کردن پایگاه های داده موجود در رایانه و یا ایجاد یک پایگاه داده جدید در اختیارتان قرار میدهد.
با کلیک روی گزینه Files Other Open در سمت چپ صفحه خوش آمدگویی، میتوانید پرونده موردنظر را در رایانه یا شبکه جستجو کرده، آن را باز کنید. بالای صفحه خوش آمدگویی، میتوانید به صورت برخط به جستجوی الگوها (Templates) بپردازید. الگوها، پایگاه های داده چند منظوره آماده ای هستند که میتوان از آنها برای شروع برخی از پروژه ها استفاده کرد. Microsoft به صورت رایگان این الگوها را در اختیار کاربران قرار می دهد. وسط صفحه نیز الگوهای متنوعی را مشاهده میکنید که با کلیک روی هرکدام، میتوانید آنها را دانلود کرده و استفاده کنید.
برای ایجاد یک پایگاه داده خالی، روی گزینه Blank desktop database کلیک کنید. سپس نام پایگاه داده و محل ذخیره سازی آن را در کادر محاورهای (Dialog box) که نمایش داده میشود، تعیین کنید.
نکته: هنگامی که پایگاه داده جدید ایجاد میشود،Access به طور خودکار آن را باز می کند و جدولی را به آن اختصاص میدهد.
دو روش ایجاد جدول
روش اول: از زبانه Create گزینه Table را انتخاب کنید. جدول جدیدی به پایگاه داده اضافه میشود. این جدول در نمای Datasheet در وسط صفحه، نمایش داده میشود و ستونهایی بانام ID و Click to Add در آن قابل مشاهده است.
روش دوم: اضافه کردن جدول جدید، کلیک روی دکمه Table Design در گروه Tables در زبانه Create است.
نکته: هنگامی که ستون جدیدی به جدول اضافه میشود، ابزارهایی که در زبانه Fields وجود دارد این امکان را به شما می دهند تا نوع داده فیلد مورد نظررا به همراه قالب بندی، قوانین اعتبارسنجی و سایر ویژگی ها تعیین کنید.
اگر به روش دوم جدول را ایجاد کنید، نمای Design جدول، دارای ظاهر ساده ای است و نام گذاری هر ستون در آن به وضوح مشخص شده است. ستون سمت چپ، مربوط به نام فیلدها است و با واردکردن نام فیلدها، به جدول اضافه خواهند شد. در ستون دوم، نوع دادهای هر فیلد مشخص میشود. و در ستون سوم توضیحات مربوط به هر فیلد قرار خواهد گرفت که اختیاری است. این توضیحات برای کمک به یادآوری موارد استفاده آن فیلد و یا مشخص کردن هدف استفاده از فیلد به کار می رود.
در زیر انواع داده ای که میتوان برای فیلدها انتخاب کرد درج شده است. برای هر فیلد باید یکی از این انواع دادهای انتخاب شود.
Short Text: این نوع داده ترکیبی از حروف و ارقام است. حداکثر تا 255 نویسه در این نوع فیلد امکان پذیر است.
Long Text : این نوع داده، ترکیبی از حروف و ارقام است و حداکثر تا 1 GB نویسه را در خود ذخیره میکند.
Number : فقط اعداد را ذخیره میکند. 1 ،2 ،4 ،8 و 16 بایت.
Date/ Time : داده های مربوط به تاریخ میلادی و زمان را ذخیره میکند.
Currency : مقادیر پولی را ذخیره میکند.
Auto Number : عددی که به صورت خودکار افزایش می یابد و با افزایش رکوردها، هر بار یک واحد به آن اضافه میشود.
Yes/ No : این نوع داده میتواند مقادیر منطقی Yes/ No یا True/ False را ذخیره کند.
OLE Object : این نوع داده میتواند صدا، ویدئو، عکس و نمودار را ذخیره کند.
Hyperlink : این نوع داده، پیوند به یک منبع اینترنتی را می پذیرد.
Attachment : این نوع داده به شما امکان میدهد که پرونده های خارجی را به پایگاه داده Access ضمیمه کنید.
Lookup Wizard : داده ها را از یک فهرست تایپ شده و یا سایر جداول نمایش می دهد.
ویژگی های (properties) فیلد
فیلدها علاوه بر نام و نوع داده ای، دارای ویژگی های دیگری هستند که در قسمت Field Properties در اختیار کاربر قرار می گیرند. این ویژگی ها موارد مختلفی ازجمله شیوه ذخیره سازی، نمایش مقادیر پیش فرض، قوانین لازم برای ورود داده ها و غیره را برای فیلد موردنظر کنترل و تنظیم می کنند. به عبارت دیگر، کاربر با استفاده از این ویژگی ها میتواند داده ها را در جدول های خود مدیریت کند. برخی از این ویژگی ها مانند Caption برای تمامی فیلدها وجود دارد، اما برخی از آنها تنها برای یک نوع دادهای خاص قابل دسترس هستند.
Field Size : تعداد نویسه های نوع فیلد Short Text را به تعداد مشخصی از 1 تا 255 نویسه محدود میکند. مقدار پیشفرض 255 کاراکتر است.
Format : قالب بندی نمایش داده در نمای Datasheet را تعیین میکند.
Input Max : قالب داده در هنگام ورود اطلاعات را تعیین می کند. مثال برای ورود شماره تلفن ثابت قالب خاص 00000000ـ000 را میتوان مشخص کرد. در این حالت کاربر ابتدا باید کد شهر و سپس شماره تلفن ثابت را وارد کند.
Decimal Places : تعداد ارقام سمت راست نقطه اعشار را تعیین میکند. برای نوع داده ای Currency و Single ،Double و Decimal که زیرمجموعه نوع Number هستند، استفاده میشود.
Caption : برچسب اختیاری است که به جای نام فیلد، در جدول، فرم ها و گزارش ها نمایش داده میشود.
Default Value : مقدار پیش فرضی است که در زمان ایجاد یک رکورد جدید، اگر مقداری به فیلد مربوطه اختصاص داده نشده باشد، در آن ذخیره میشود.
Validation Rule : شرطی است که برای ورود داده ها باید رعایت شود. به طور مثال، عدد واردشده باید کمتر از 100 باشد.
Validation Text : متنی است که در صورت رعایت نکردن شرط Rule Validation بهعنوان پیام خطا برای کاربر نمایش داده خواهد شد.
Required : مشخص میکند که در زمان ورود داده ها، حتما باید برای این فیلد مقدار وارد شود و نمی تواند خالی رها شود.
Allow Zero Length : مشخص می کند که آیا می توان رشته خالی " " را برای فیلدی از نوع Short Text یا Long Text وارد کرد.
Index : باعث افزایش سرعت دسترسی اطلاعات خواهد شد. درصورتی که برای آن مقدار yes انتخاب شود، میتوان تعیین کرد که مقدار تکراری در آن فیلد مجاز باشد یا خیر.
تعیین کلید اصلی جدول
در بیشتر موارد جدول ها دارای کلید اصلی هستند. برای تعیین کلید اصلی در نمای Design پس از انتخاب فیلد یا فیلدهای موردنظر روی گزینه Primary Key در گروه Tools در زبانه Design کلیک کنید.
پس از ایجاد کلید اصلی، یک نماد کلید در ناحیه خاکستری سمت چپ ستون نام فیلدها ظاهر میشود.
تغییر ساختار جدول
جدول هایی با بهترین طراحی، باگذشت زمان ممکن است نیاز به تغییر داشته باشند. ممکن است لازم باشد فیلد جدیدی اضافه شود و یا فیلدی حذف شود، نام یا نوع داده فیلدی تغییر کند و یا حتی ترتیب قرار گرفتن فیلدها جابه جا شود. گرچه تغییر طراحی جدول در هرزمانی ممکن است، اما برای جدول هایی که حاوی داده هستند باید نکاتی را مدنظر قرار داد. برخی از تغییرات مانند کاهش نویسه های فیلدهای متنی یا تغییر ویژگی Field Size فیلدهایی از نوع Number میتواند به دادههای درون آنها آسیب برساند و باعث حذف بخشی از آنها شود. فیلدهای جدید را همیشه میتوان بدون دردسر به جدول اضافه کرد اما تغییر فیلدهای موجود ممکن است گاهی سبب ایجاد مشکل شود. برای تغییر ساختار، جدول باید در نمای Design کار کنید.
کلید خارجی
کلید خارجی به فیلدی از یک جدول گفته میشود که رکوردی را بهصورت منحصر بهفرد و یکتا در جدول دیگر مشخص میکند. بهعبارتدیگر، کلید خارجی در جدول دوم تعریف میشود اما به کلید اصلی در جدول اول اشاره دارد و ارتباط بین جدولها را امکانپذیر میسازد.
ایجاد ارتباط بین جدول ها و کنترل یکپارچگی
پیش از ایجاد ارتباط بین جدول ها لازم است بین آنها یکپارچگی صورت بگیرد. فرض کنید در جدولی اطلاعات هنرآموزان نگهداری میشود و در جدول دیگر جزئیات کلاس های آنها وجود دارد. ازآنجایی که این دو جدول با یکدیگر در ارتباط هستند اگر نام هنرآموزی از جدول هنرآموزان حذف شود، اطلاعات مربوط به این هنرآموز در جدول جزئیات کلاس نیز باید حذف شود، در غیر اینصورت این اطلاعات بلاتکلیف می مانند. برای جلوگیری از چنین ناسازگاری ها، باید در زمان ایجاد ارتباط بین جداول، یکپارچگی را نیز برای آنها در نظر بگیریم. Access این امکان را به کاربر میدهد که برای جلوگیری از حذف اطلاعات و آسیب رسیدن به آنها و همچنین کنترل یکپارچگی، از امکانی به نام Referential Integrity استفاده کند. البته میتوان بدون کنترل یکپارچگی، ارتباط بین جدول ها را ایجاد کرد اما امتیاز استفاده از کنترل یکپارچگی در این است که Access روی ارتباط بین جدول ها در زمان به روزرسانی، حذف و سایر عملیات روی رکوردها، کنترل و نظارت خواهد داشت. برای اینکه Referential Integrity به درستی اعمال شود باید شرایط زیر وجود داشته باشد:
الف) هر دو جدول متعلق به یک پایگاه داده باشند.
ب) فیلدهای برقرارکننده ارتباط در هر دو جدول، دارای نوع داده ای یکسان باشند.
ج) فیلد برقرارکننده ارتباط در جدول اصلی، به عنوان کلید اصلی تعریف شده باشد.
با اعمال Referential Integrity ،دیگر نمی توان در جدول دوم برای فیلد کلید خارجی مقادیری را وارد کرد که در جدول اصلی برای آن داده ای وجود ندارد. اگر در جدول اصلی بخواهیم رکوردی را حذف کنیم که برای آن در جدول دوم اطلاعاتی درج شده باشد، Access مانع انجام چنین کاری میشود مگر اینکه گزینه Cascade Delete Related Records را هنگام ایجاد ارتباط انتخاب کرده باشیم که در این صورت اطلاعات مربوط به این رکورد در جدول دوم نیز حذف خواهد شد. مقادیر فیلد کلید اصلی را نیز نمی توان در جدول اصلی تغییر داد مگر اینکه در هنگام ارتباط گزینه Cascade Update Related Fields را نیز انتخاب کرده باشیم، در این صورت تغییرات فیلد کلید اصلی روی تمامی فیلدها در جدول های مرتبط اعمال خواهد شد.
اضافه کردن رکورد به جدول
رکوردها را میتوان به صورت مستقیم در نمای Datasheet به جدول ها اضافه کرد. این روش، رایج ترین شیوه برای ورود اطلاعات به جدول محسوب می شود. با دابل کلیک روی نام جدول موردنظر در ناحیه فهرست اشیای پایگاه داده (Object Database) که در سمت چپ صفحه قرار دارد، جدول موردنظر در نمای Datasheet بازخواهد شد. مقدار موردنظر برای هر فیلد را که در ردیف آخر رکوردها با علامت * مشخص شده است وارد کنید تا رکورد جدید اضافه شود.
درج رکورد با استفاده از SQL
(Language Query Structured) SQL زبانی است که برای ارتباط با پایگاه داده مورد استفاده قرار میگیرد. با استفاده از دستورات SQL میتوان مواردی ازجمله به روزرسانی یا ویرایش داده ها و همچنین بازیابی داده ها از یک پایگاه داده را انجام داد. بسیاری از پایگاه های داده رابطه ای ازجمله Access ،از این زبان پشتیبانی میکنند. بیشتر کارهایی که به وسیله واسط کاربری پایگاه داده انجام میشود، از طریق کد نویسی با SQL نیز امکان پذیر هستند. درواقع Access در پشت صحنه، برای اجرای وظایفی که با استفاده از واسط کاربری برنامه انجام میدهیم، از SQL استفاده می کند.
SQL نسبت به بزرگی و کوچکی حروف، حساس نیست. اما برای خوانایی بیشتر، دستورات را معمولا بزرگ می نویسند. دستور INSERT یکی از دستورات SQL است که برای اضافه کردن رکورد به جدول استفاده می شود. این دستور به دو صورت به کار می رود. اضافه کردن یک رکورد (Single record) اضافه کردن چند رکورد (Multiple records).
برای نوشتن کدهای SQL ، با مراجعه به زبانه Create ،از گروه Query ،گزینه Query Design را انتخاب کنید. درصورتی که پنجره Show Table ظاهر شد، با کلیک روی دکمه Cancel ،آن را ببندید. روی عنوان صفحه، راست کلیک کرده، گزینه SQL view را انتخاب کنید تا به نمای SQL بروید. در این نما می توانید کدهای SQL را وارد کنید و سپس برای اجرای آنها روی دکمه Run واقع در نوار ریبون کلیک کنید.
درصورتی که نوع دادە مقادیر با نوع دادە فیلدها مطابقت نداشته باشد و Access نتواند مقدار مربوطه را به نوع داده مناسب تبدیل کند، پیام خطایی از سوی Access نمایش داده خواهد شد. اگر کاربر روی دکمه Yes کلیک کند و دستور را اجرا کند، مقدار پیش فرضی در آن فیلد قرار خواهد گرفت. مقدار پیش فرض برای فیلدهای عددی، صفر برای فیلدهای رشته ای، رشته خالی (' ') و مقدار "zero "نیز برای فیلدهایی با نوع Date/ Time .
ویرایش رکورد ها
رکوردها را میتوان به طور مستقیم در نمای Datasheet ویرایش کرد. استفاده از این روش معمولا است که بخواهیم تعداد کمی از رکوردها یا تنها بخش هایی از یک رکورد را تغییر دهیم. از فهرست اشیای پایگاه داده Access که در سمت چپ صفحه قرارگرفته است، جدولی که می خواهید داده های آن را تغییر دهید، انتخاب کرده، روی آن دابل کلیک کنید. به طور پیش فرض، Access جدول را در نمای Datasheet باز میکند.
با استفاده از دستور UPDATE ، می توان مقادیر درون فیلدهای یک جدول را بر اساس معیار (criteria) مشخصی تغییر داد. عملکرد این دستور مشابه فرمان Find and Replace است که در نرم افزارهای دیگرOffice ازجمله Microsoft Word با آن آشنا شده اید.
حذف رکورد
حذف داده های نادرست و غیر قابل استفاده می تواند سبب افزایش سرعت پایگاه داده و استفاده راحت تر از آن شود. برای مثال اگر اطلاعات هنرجویان دوره های قبلی را به جدول بایگانی در پایگاه داده دیگری که برای این منظور ایجادشده است، انتقال دهیم، سبب کاهش حجم پایگاه داده فعلی شده و این امر در سریع تر اجرا شدن آن کمک شایانی خواهد کرد. حذف اطلاعات تکراری و نادرست میتواند حتی سبب کاهش هزینه ها شود.
هنگامی که رکوردی حذف میشود، تمامی داده های موجود در فیلدهای آن رکورد نیز حذف خواهد شد. این فرایند سبب حذف کل آن ردیف از جدول میشود. رکوردها را میتوان به صورت دستی و تک به تک حذف کرد و یا با استفاده از دستور DELETE ،تعداد زیادی رکورد را به یکباره حذف کرد.
حذف رکوردهایی از یک جدول که با داده های دیگر در سایر جداول در ارتباط نیستند، به راحتی قابل انجام است. میتوان کل ردیف موردنظر را انتخاب و با فشردن کلید DEL روی صفحه کلید آن را حذف کرد.
درصورتی که رکورد موردنظر با داده های دیگر در ارتباط باشد و همچنین اگر در یک سمت رابطه "یک به چند" واقع شده باشد، برای حذف آن باید مراحل بیشتری را طی کرد. زیرا به طور پیش فرض Access اجازه حذف داده های به هم مرتبط را نمی دهد. البته اگر در هنگام ایجاد ارتباط گزینه Cascade Delete Related Records را فعال کرده باشید، حذف داده هایی که درگیر ارتباط با یکدیگر هستند به راحتی انجام خواهد شد. اگر این گزینه را نیز در هنگام ایجاد ارتباط فعال نکرده باشید، می توانید با مراجعه به بخش Relationship ،روی گزینه Edit Relationship ،کلیک کرده و تغییرات لازم را اعمال کنید.
با استفاده از دستور DELETE می توان رکورد یا رکوردهایی را از یک یا چندین جدول بر اساس معیار مشخصی که با عبارت WHERE تعیین میشود، حذف کرد.
پرس و جو
شاید مهم ترین عملیاتی که روی پایگاه داده انجام میشود استخراج اطلاعات پایگاه داده باشد.
پرس وجو در واقع، درخواستی برای دریافت داده ها و اطلاعات از جدول یا جدول های یک پایگاه داده است. خروجی این درخواست ممکن است با استفاده از SQL بازگردانده شود و یا به صورت تصویری مانند نمودار یا نتایج پیچیده باشد. آنچه در اینجا موردنظر است، استفاده از SQL برای ایجاد پرس وجو و دریافت نتیجه به صورت جدولی از داده هاست. داده های بازگردانده شده به عنوان نتیجه پرس وجو در جدولی نمایش داده خواهند شد که به آن مجموعه نتایج (result- set) میگویند. البته پرس وجو در مفهوم گسترده تر شامل تمامی دستوراتی است که تا به اینجا مورد بررسی قرارگرفته اند. تمامی دستورات SQL ازجمله، INSERT INTO ،UPDATE ، DELETE به نوعی به عنوان ابزار پرس وجو در نظر گرفته میشود. گاهی یک پرس وجو تغییری را در پایگاه داده ایجاد نمیکند و تنها یک خروجی را دربرخواهد داشت مانند دستور .SELECT گاهی نیز دستوراتی مانند INSERT INTO یا UPDATE ،تغییراتی را روی داده های جدول ها اعمال میکنند اما خروجی خاصی را باز نمی گردانند. Query Wizard قابلیتی است که کاربر را در طی چند مرحله برای ایجاد یک پرس وجوی ساده هدایت میکند.
از زبانه Create ،گروه Queries ،روی گزینه Query Wizard کلیک کنید. از کادر نمایش داده شده، Simple Query Wizard را انتخاب کنیدو سپس روی دکمه OK کلیک کنید.
دستور SELECT
این دستور رایج ترین دستور SQL است و به عنوان زیربنایی ترین دستور محسوب میشود به گونه ای که میتوان بسیاری از دستورات را با ایجاد تغییراتی در این دستور ایجاد کرد. دستور SELECT به موتور پایگاه داده Access دستور میدهد که اطلاعاتی از یک پایگاه داده را به صورت مجموعه ای از رکوردها بازگرداند. به عبارت دیگر از این دستور برای انتخاب و استخراج اطلاعات از یک یا چند جدول و سپس مشاهده نتایج در یک جدول موقت استفاده میشود.
در فرایند اجرای پرس وجو، ابتدا موتور پایگاه داده Access جدول یا جدول های مشخص شده را جست وجو کرده، ستون های موردنظر را استخراج میکند، سطرهایی که با معیار تعیین شده مطابقت دارند را انتخاب میکند و سپس بر اساس ترتیب خواسته شده، سطرها را مرتب سازی و گروه بندی کرده، آنها را نمایش میدهد.
نکته: اگر در دستور SELECT به جای نام فیلدها (field-list) ، از علامت * استفاده شود، تمامی فیلدهای موردنظر، انتخاب شده و در خروجی نمایش داده می شوند.
در یک جدول، ممکن است ستونی دارای مقادیر تکراری باشد. برخی اوقات تنها فهرستی از مقادیر متفاوت (distinct)را میخواهیم که برای این کار از DISTINCT استفاده می شود.
نمایش مرتب رکورد های پرس و جو
با عبارت ORDER BY می توان نمایش رکوردها را به صورت صعودی یا نزولی مرتب کرد.
استفاده از عبارت ORDER BY اختیاری است. اگر از عبارت ORDER BY استفاده نشود، رکوردها بدون هیچ ترتیب خاصی بر اساس ترتیب قرار گرفتن فیلدها در دستور، نمایش داده میشوند. درصورتی که در جلوی عبارت ORDER BY ،چندین فیلد ذکر شود، مرتب سازی ابتدا بر اساس فیلد اول و در صورت یکسان بودن مقادیر فیلدها، بر اساس فیلد دوم خواهد بود. البته هنگامی که فیلد دوم برای مرتب سازی در نظر گرفته میشود، اختلالی در مرتب سازی انجام شده بر اساس فیلد اول، ایجاد نمی کند. اگر صعودی (Ascending) یا نزولی (Descending) بودن مرتب سازی مشخص نشود، ترتیب نمایش پیش فرض به صورت صعودی از A تا Z و از 0 تا 9 خواهد بود.
استفاده از عبارت ORDER BY در یک پرس وجو، تنها سبب مرتب سازی رکوردها درنتیجه آن پرس وجو شده و روی جدول اصلی تغییری ازنظر مرتب سازی ایجاد نمیشود. برای مرتب سازی رکوردهای یک جدول میتوان از واسط کاربری برنامه Access کمک گرفت.
از زبانه Home ،گروه Sort & Filter روی گزینه های Ascending یا Descending کلیک کنید. جدول بر اساس فیلد مورد نظر، مرتب میشود.
گروه بندی نتایج پرس و جو
عبارت ORDER BY برای گروه بندی مجموعه نتایج پرس وجو بر اساس یک یا چند فیلد به کار می رود و استفاده از آن در دستور SELECT ،اختیاری است. این عبارت بیشتر همراه توابع تجمعی (Aggregate functions) نظیرCOUNT ،MAX ،MIN ،SUM ، AVG به ترتیب برای محاسبه تعداد، بیشترین مقدار، کمترین مقدار، مجموع و میانگین استفاده می شود.
محدود کردن پرس و جو ها
در توابع تجمعی به جای WHERE از عبارت HAVING استفاده میشود. عبارت HAVING برای فیلتر کردن رکوردها به کار میرود. به عبارت دیگر HAVING تعیین میکند که چه گروهی از رکوردها پس از اجرای پرس وجو نمایش داده شوند. پس از اجرای GROUP BY شرط HAVING روی رکوردها اعمال میشود. میتوان فیلدهای توابع تجمعی و GROUP BY را در عبارت HAVING به کار برد. استفاده از HAVING ، اختیاری است.
گزارش
یکی از نیازهای کاربران، ایجاد گزارش از اطلاعات موجود در پایگاه داده است. گزارش روشی برای نمایش و چاپ اطلاعات خالصه شده محسوب میشود که از کارایی و انعطاف پذیری بسیاری برخوردار است. با تولید گزارش میتوان اطلاعات را با هر سطحی از جزئیات در معرض مشاهده قرار داد و یا آن را با قالب های مختلف چاپ کرد. بیشتر اوقات گزارش ها دارای خالص های از اطلاعات ذخیره شده در پایگاه داده هستند. داده های موجود در گزارش ها می توانند گروه بندی شده، با ترتیب دلخواه مرتب سازی شوند. علاوه بر آن میتوان درصورت نیاز برای آنها جمع کل مقادیر در نظر گرفت و از سایر عملگرهای آماری نیز در آنها استفاده کرد. گزارش ها میتوانند شامل تصویر و سایر عناصر گرافیکی باشند. همچنین میتوان برای آنها عنوان، سرصفحه، پاصفحه و شماره صفحه نیز درنظر گرفت.
گزارش ها در Access در نماهای مختلفی قابل مشاهده هستند. از مهم ترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
نمای Layout : در این نما، داده های موجود در گزارش را میتوان با شباهت زیادی به آنچه در چاپ ظاهر میشود، مشاهده و تغییراتی را در طراحی گزارش ایجاد کرد. از آنجا که در هنگام تغییر گزارش، میتوان داده ها را نیز مشاهده کرد، نمای مناسبی برای تنظیم پهنای ستون ها، اضافه کردن سطوح گروه بندی به حساب می آید. انجام هرگونه تغییراتی که در ظاهر و خوانایی گزارش تأثیر دارد نیز در این نما امکان پذیر است.
نمای Design : این نما برای طراحی گزارش استفاده میشود و جزئیات بیشتری از ساختار گزارش در اختیار کاربر قرار میدهد. می توان سرصفحه، پاصفحه مربوط به گزارش را تنظیم کرد. از آنجا که گزارش در این نما در حالت اجرایی قرار نمی گیرد، نمیتوان در هنگام کار کردن با آن، داده ها را مشاهده کرد. اعمال برخی تنظیمات در این نما، نسبت به نمای Layout راحت تر انجام میشود.
نمای Preview Print: در این نما می توانید گزارش را مانند آنچه روی کاغذ چاپ می شود مشاهده و آن را تأیید نهایی کنید. قبل از چاپ گزارش به وسیله چاپگر، بهتر است برای صرفه جویی در مصرف کاغذ، آن را در نمای Preview Print مشاهده کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید.
برخی روش های مختلف برای ایجاد گزارش در Report Access :
Report: ایجاد یک گزارش ساده به صورت جدول
Report Design : یک گزارش خالی در نمای طراحی ایجاد کرده و به کاربر این امکان را می دهد تا فیلدها، اطلاعات و کنترل های موردنظر را در آن وارد کند.
Blank Report : یک گزارش خالی در نمای Layout ایجاد کرده و فهرستی از فیلدها را در اختیار کاربر قرار می دهد تا از میان آنها فیلدهای موردنظر را برای نمایش در گزارش انتخاب نماید.
Report Wizard : از طریق wizard به کاربر این امکان را میدهد تا گزارش ایجاد کند.
برای ویرایش گزارش و اضافه کردن مواردی مانند سرصفحه، پاصفحه، شماره صفحه و... از نمای Design استفاده میکنیم. برای مشاهده گزارش در این نما، روی برگه عنوان گزارش، راست کلیک کرده و گزینه Design View را انتخاب کنید.
نمای Design گزارش از بخش های زیر تشکیل شده است:
Report Header : در بالا صفحه اول نمایش داده میشود و عنوان گزارش را مشخص میکند.
Page Header : در بالای هر صفحه قرار میگیرد و برای نمایش سر صفحه ها به کار میرود.
Page Footer : در پایین هر صفحه قرار میگیرد و شماره صفحه و تعداد کل صفحات را نمایش میدهد.
Detail: بین Page Header و Page Footer قرار میگیرد و رکوردهای جدول یا پرس وجو را نمایش میدهد.
Report Footer : این بخش اختیاری است. در آخرین صفحه گزارش قرار میگیرد و خالصه اطلاعات را نمایش میدهد.
متنی که در بالا خواندید آموزش اولیه و ساده برای شروع کار با برنامه کاربردی مایکروسافت اکسس می باشد. برای آموزش کامل این نرم افزار لطفا در قسمت نظرات و یا به آدرس ایمیل بنده که در قسمت پروفایل نوشته شده درخواست خودتان را ارسال فرمایید.
- شما می توانید در بخش پیوند های وبلاگ از آموزش این نرم افزار نیز بهره مند شوید.
